Как мы помогли больнице решить проблему ручного отображения потока пациентов и персонала с помощью внутренних цифровых информационных табло.
Больница работает на основе информации. Наличие коек, графики смен, результаты анализов, оповещения о чрезвычайных ситуациях — когда всё это зависит от бумажных документов, прикрепленных к пробковой доске, информация ускользает. Внутренние цифровые информационные табло решают эту проблему, мгновенно предоставляя нужную информацию нужным людям. Мы убедились в этом на собственном опыте в государственной больнице на 320 коек, которая в течение десяти лет использовала для внутренней коммуникации цифровые информационные табло. Вот что мы сделали и что изменилось после внедрения системы.внутренние цифровые экраны.
1. Задача: Больница, которая до сих пор функционирует только на бумаге.
Каждое утро кто-то распечатывал графики смен, объявления отделов и сводки о потоке пациентов. Затем кто-то другой разносил их по 12 постам медсестер, 4 зонам ожидания и 2 комнатам отдыха. Если вы не стояли перед нужной доской объявлений в нужное время, вы все пропускали.
Хуже всего была организация потока пациентов. Когда в реанимации освобождалась койка, в приемном отделении не было никакой возможности узнать об этом, пока кто-нибудь не поднимет трубку и не обзвонит всех. Лаборатория сообщала о критическом результате — медсестра узнавала об этом по пейджеру или подходя проверить сама. При передаче смены использовались распечатанные листы, которые часто уже устаревали до начала совещания. Менеджер по хозяйственным вопросам сказал нам: «Мы тратили больше времени на работу с бумагами, чем на работу с пациентами».
В больнице понимали, что перемены необходимы. Они просто не знали, с чего начать.
2. Решение: Внутренние цифровые экраны в ключевых зонах.
Мы разделили внутреннюю систему цифровых вывесок на три зоны, каждая из которых имеет свое назначение:
Клинические зоны — посты медсестер и кабинеты старших медсестер. На 32-дюймовых экранах отображалась информация о наличии свободных коек в режиме реального времени, уведомления о переводе пациентов, результаты критически важных анализов и графики смен. Эта зона автоматически обновлялась из системы управления койками.
Общественные зоны — зоны ожидания, вестибюль, кафетерий. На 43-дюймовых экранах отображалось примерное время ожидания, указатели, советы по здоровью и общие объявления. Контент менялся каждые 15 секунд. Пациенты перестали спрашивать на ресепшене дорогу — они просто смотрели вверх.
Зоны для персонала — комнаты отдыха, служебные коридоры, переговорные комнаты. На 24-дюймовых экранах отображались кадровые бюллетени, графики обучения, доски для обмена сменами и оповещения о чрезвычайных ситуациях. Сотрудники стали проверять экраны так же, как проверяли свои телефоны.
Всё работало на облачной платформе. Сотрудники устанавливали обновления с любого компьютера в сети. Внутренние цифровые табло использовали существующую сеть Wi-Fi с выделенной VLAN. Никакой прокладки кабелей, никаких строительных работ, никаких простоев.
3. Внедрение: три этапа, без сбоев.
Внедрение системы проходило в три этапа, поэтому ничто не прерывало оказание медицинской помощи пациентам.
Этап 1 — Аудит и подготовка (1–2 недели). Мы обошли каждый этаж, нанесли на карту расположение каждого экрана и поговорили с руководителями каждого отдела о том, что им нужно. Мы обнаружили 17 мест, где единственным каналом распространения была печатная продукция.
Этап 2 — Пилотный проект в отделении неотложной помощи и реанимации (3–4 недели). В этих двух отделениях были самые насущные потребности. Мы установили 6 экранов, обучили 15 медсестер работе с внутренней платформой цифровых информационных табло и в течение недели использовали цифровые экраны наряду с бумажными. Старшая медсестра отделения неотложной помощи сказала: «Я перестала проверять доску объявлений на третий день. Экран мне все объяснил».
Этап 3 — Полное внедрение (5–8 недели). Мы развернули оставшиеся экраны, настроили шаблоны контента для каждой зоны и перенесли все — графики смен, служебные записки отдела кадров, календари обучения, протоколы действий в чрезвычайных ситуациях — на внутреннюю платформу цифровых информационных табло. В течение первого месяца мы использовали бумажные доски в качестве подстраховки. К 8-й неделе цифровые табло полностью заменили их.
4. Результаты: Что изменилось за 90 дней
Мы провели проверку через 90 дней и оценили влияние:
Время оборота коек сократилось на 22%. В приемном отделении можно было мгновенно увидеть свободные койки в отделениях интенсивной терапии и общих палатах. Принятие решений о переводе пациентов, которое раньше занимало 15–20 минут, сократилось до менее чем 5 минут. Меньше времени на телефонные звонки, больше времени на общение с пациентами.
Уровень удовлетворенности сотрудников внутренней коммуникацией вырос с 37% до 81%. До внедрения системы лишь треть сотрудников чувствовали себя хорошо информированными. Спустя три месяца это ощущение усилилось у четырех из пяти. Самым значительным изменением стала адаптация графиков работы — больше нет пропущенных обновлений расписания.
Экстренные оповещения поступают на все экраны менее чем за 10 секунд. Благодаря внутренним цифровым табло, оповещения о чрезвычайной ситуации и сообщения о безопасности одновременно отображаются на всех экранах. Старая телефонная система обрабатывала это за 4 минуты.
Потребление бумаги сократилось на 93%. До развертывания больницы печаталось более 8000 листов в месяц. После развертывания это число снизилось до менее чем 600. Экономия составила примерно 5300 долларов в год только на бумаге и тонере.
5. Ключевые выводы для медицинских учреждений
Распределите контент по категориям. Медицинскому персоналу необходимы точные и подробные данные. Пациентам нужна спокойная и понятная информация. Персоналу в комнатах отдыха необходима своевременность. Единый подход ко всем трем аспектам потерпел бы неудачу.
Сначала работайте параллельно. Сочетание бумажных и цифровых носителей в течение первого месяца помогло развеять опасения по поводу перехода. Сотрудники перешли на экраны, потому что это было быстрее.
Привлекайте руководителей отделений на раннем этапе. Первыми мы нашли настоящих сторонников системы в отделениях неотложной помощи и интенсивной терапии. Когда они рассказали другим отделениям, что система работает, это имело больший вес, чем любая презентация.
Назначьте ответственного за контент. Больница выделила одного координатора на неполный рабочий день для работы с внутренней платформой цифровых экранов. Без ежедневного обновления контента экраны гаснут. Благодаря назначенному ответственному, за два месяца цифровые экраны стали основным каналом коммуникации.
Заключение
За восемь недель больница перешла от информационных досок к полноценной внутренней сети цифровых экранов. Более быстрая транспортировка пациентов, более информированный персонал, сокращение бумажной работы на 93% — все это стало возможным благодаря системе цифровых экранов. Сами экраны были простыми. Настоящая работа заключалась в отслеживании того, как информация распространяется по больнице, и в согласовании отображаемых данных с этим потоком.
Если ваша больница до сих пор работает на основе печатных материалов и устного информирования, то внутренние цифровые информационные табло — это решение. Они экономят время на переводах пациентов, держат персонал в курсе событий и сокращают задержки в реагировании на чрезвычайные ситуации. В месте, где каждая минута на счету, это быстро накапливается.
Часто задаваемые вопросы
1. Сколько стоит внутренняя система цифровых информационных табло для больницы?
В больнице среднего размера (320 коек, примерно 40 мониторов) затраты на лицензирование оборудования и программного обеспечения составляют от 25 000 до 50 000 долларов. В большинстве случаев они окупаются за счет экономии на бумаге и времени, затраченного персоналом.
2. Вам нужна новая сетевая инфраструктура?
Обычно нет. В большинстве больниц уже есть Wi-Fi. Рекомендуется использовать выделенную VLAN для трафика информационных табло. Целесообразно провести обследование объекта, но, как правило, существующей инфраструктуры достаточно.
3. Можно ли подключить цифровые экраны к существующим больничным системам?
Да, если ваши системы электронных медицинских карт, управления койками или вызова медперсонала предоставляют API. В данном случае мы интегрировали систему с модулем управления койками для обеспечения доступности в режиме реального времени. Даже без глубокой интеграции платформа продолжает работать с контентом, обновляемым вручную.
4. Что произойдет, если Wi-Fi отключится?
Платформы для управления информационными экранами через облако кэшируют контент локально на каждом экране. Экраны продолжают отображать последние известные данные до восстановления подключения. Мы по-прежнему рекомендуем использовать один бумажный экран на каждый отдел в качестве резервного варианта во время длительных отключений.
5. Сколько времени занимает обучение персонала?
Зрителям не требуется никакого обучения — экраны просто отображают информацию. Контент-менеджерам нужно около двух часов, чтобы освоить планирование, ротацию контента и оповещения о чрезвычайных ситуациях. Координатор по связям с общественностью освоил систему самостоятельно после одного дня работы с минимальной поддержкой в течение первой недели.